Groups&Events Coordinator - Hoteles Barcelona

“El mundo es tuyo con Meliá” 

Entrar en Meliá es emprender un viaje sin fronteras porque las posibilidades de crecer y formarse aquí son infinitas. Es saber que el mundo es tuyo y que puedes trabajar en muchos países. Y todo con la sensación de que formas parte de una gran familia. 

Es saber que has empezado uno de los viajes más apasionantes de tu vida, un viaje en el que la inspiración te acompañará siempre. ¿Te animas a ser el/la dueñ@ de tu carrera profesional en un mundo inspirador? 😉🌟

MISIÓN: Responsable de la maximización de beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.

OPERATIONS

Ø Actuar como enlace entre el grupo y el hotel

Ø Elaborar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente

Ø Coordinar todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito

Ø Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento

Ø Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía una carta o un e-mail de seguimiento con sus datos personales.

Ø Analizar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio

Ø Hacer el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario

Ø Participar y coordinar las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.

Ø Comunicar cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales a los departamentos oportunos

Ø Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento, realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente

Ø Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunicar a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo

Ø Es responsable de la planificación y dirección de la reunión pre-convención (pre-con) para asegurar que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner al cargo del grupo

Ø Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado

Ø Revisar la facturación de grupos

Ø En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo.

Ø Participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel.

CUSTOMER EXPERIENCE

Ø Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.

Ø Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.

Ø Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución.

Ø Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento.

Ø Apoyar a su responsable con la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas

Ø Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos.

HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE

Ø Conocer el plan de evacuación del Hotel

Ø Conocer los equipos de protección individual y los usa correctamente

Ø Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad.

Ø Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Porque pertenecer a la gran familia Meliá es ser VIP 

Disfrutaras de My MeliáRewards que es el programa de fidelidad exclusivo para nuestros empleados con beneficios y ventajas exclusivas. 

Además, disfruta del programa, My MeliáBenefits: con retribución flexible, descuentos exclusivos en una variedad de productos y servicios, estilo de vida activa y saludable, e iniciativas solidarias. Siéntete orgulloso de pertenecer a Meliá como nosotros lo estamos de ti 😉 

En Meliá todos somos VIP 🌟

Grandes profesionales que hacen el día a día más fácil y excepcional. Desde el recién llegado hasta el más veterano, tod@s ell@s reúnen unas cualidades únicas e importantes que hacen que trabajar en Meliá sea una oportunidad de crecimiento constante y un pasaporte para crear tu futuro donde quieras.  

Nuestra calidez, cercanía y pasión por lo que hacemos, hace que trabajar en Melia sea una experiencia inolvidable, llena de momentos emotivos y siempre con la sensación que perteneces a una gran familia en la que contamos con gente como tú, gente VIP. 

En Meliá Hotels International creemos en la igualdad de oportunidades y valoramos la diversidad. No discriminamos por motivos de discapacidad, raza, religión, edad o cualquier otra razón protegida por las leyes federales, estatales o locales. Creemos que la diversidad y la inclusión entre nuestras personas es fundamental para nuestro éxito como compañía global. 

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