Groups & Events Coordinator

• Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos.

• Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas.

• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía un e-mail de seguimiento con sus datos personales. 

• Asegurar las necesidades del cliente.

• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario. 

• Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente. 

• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo. 

• Mantener el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurar que todo se desarrolla como esta planificado. 

• Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento segurándose que se ha hecho correctamente 

• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa. 

• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner. 

• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio. 

• En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un Email de agradecimiento por haber elegido el hotel y le emplaza a recibirles en un futuro próximo. 

• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel. 

• Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel. 

CUSTOMER EXPERIENCE 

• Conocer la filosofía de la Marca y cumplir con los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.  

• Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.  

• Atender las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas a su responsable. Escalar la incidencia a su responsable en caso de no poder dar una solución. 

• Conocer los objetivos de Voz del Cliente y ejecutar las acciones necesarias para su cumplimiento.  

• Apoyar a su responsable con la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas  

• Conocer y promocionar los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos. 

HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE 

• Conocer el plan de evacuación del Hotel.  

• Conocer los equipos de protección individual y los usa correctamente. 

• Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad. 

• Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 

SUSTAINABILITY 

• Ofrecer la propuesta de valor de MICE Sostenible (si procede). 

• Minimizar el desperdicio de alimentos en los eventos.