GROUPS & EVENTS COORDINATOR - Meliá Valencia

“The world is yours with Meliá” 

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Misión:

Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.

¿Qué debo hacer?

• A partir de la firma de contrato, será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.

• Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel, independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios, elaborará el contrato de servicio correspondiente.

• Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados sobre las características y servicios requeridos para llevar a cabo estos con éxito.

• Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.

• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia del grupo, confirmando así los servicios contratados. Enviará un e-mail de seguimiento con sus datos personales.

• Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de Alimentos & Bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.

• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.

• Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.

• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamentos del hotel sobre los comentarios de los clientes acerca del evento o grupo.

• Durante la estancia del grupo, estar presente en el hotel, manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose de que todo se desarrolla como está planificado.

• Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento, asegurándose de que se ha hecho correctamente.

• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.

• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse de que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.

• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento, llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.

• En un máximo de tres días tras la salida del grupo del hotel, enviar al meeting planner y/o cliente final un e-mail de agradecimiento por haber elegido el hotel y emplazándolo a recibirlos en un futuro próximo.

• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo una relación personal con el hotel.

¿Qué buscamos?  

• Experiencia mínima 2 años en una posición similar.  

• Diplomatura o Licenciatura en Hostelería, Turismo o ADE  

• Conocimientos de la operativa de grupos y coordinación de eventos. 

• Persona organizada, resolutiva, con predisposición y facilidad de trabajo en equipo. 

•  Capacidad de negociación, perfil comercial, orientación a objetivos: habilidades analíticas.  

• Manejo de PMS/ Opera Cloud 

• Manejo profesional de paquete Office y Outlook. 

• Idiomas: nivel alto de inglés y español. Valorable otros idiomas 

At Meliá we are all VIP 🌟

Great professionals who make everyday life easier and exceptional. From the junior to the most senior, all of them have unique and important qualities that make working at Meliá an opportunity for constant growth and a passport to create your future wherever you want.  

Our warmth, proximity and passion for what we do make working at Meliá an unforgettable experience, full of emotional moments and always with the feeling that you belong to a big family where we have people like you, VIP People. 

At Meliá Hotels International, we are committed to equal opportunities between women and men in the workplace, with the commitment of management and the principles contained in Human Resources policies. We also prioritize disseminating throughout the entire staff a corporate culture committed to effective equality, and raising awareness about the need to act jointly and globally.

We promote our commitment to equality and diversity, avoiding any kind of dicrimination, especially related to reasons of disability, race, religion, gender, or age. We believe that diversity and inclusion among our employees are essential for our success as a global company.

Additionally, we support the sustainable growth of our industry through a socially responsible team. In this sense, our motto is "Towards a sustainable future, from a responsible present". Thanks to al our collaborators, we make it possible.

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